Veelgestelde vragen voor werkgevers

Waarom moet ik aan mijn medewerkers een leerbudget betalen?

Werkgevers en vakbonden vinden het belangrijk dat medewerkers in onze sector goed inzetbaar blijven, nu en in de toekomst. Daarom hebben partijen een leerbudget afgesproken in de cao.

Moet ik ook voor medewerkers betalen die alleen op zaterdag voor me werken of een 0-urencontract hebben?

Nee, alleen werknemers met een arbeidsovereenkomst voor meer dan 15 contracturen per week hebben recht op het individueel leerbudget.

Kan ik ook mijn medewerkers met een contract voor minder dan 15 uur mee laten doen aan de leerrekening?

Het staat u altijd vrij om opleidingsbudget beschikbaar te stellen voor uw medewerkers.

Welk soort opleidingen komen in aanmerking voor het persoonlijk leerbudget?

Er is geen sluitende definitie van het begrip opleiding. Naast de voorwaarde dat de opleiding moet bijdragen aan de huidige functie of aan het in de toekomst verwerven van inkomen, geldt in zijn algemeenheid het volgende. Bij een opleiding is in de regel sprake van persoonlijke begeleiding en toezicht door de opleider (bijvoorbeeld een school of opleidingsinstituut). Hieronder vallen ook e-learnings die aan deze voorwaarden voldoen.

De kosten van zelfstudie vallen niet onder de gerichte vrijstelling. Als een werknemer zonder een opleidingstraject te gaan volgen een studieboek aanschaft om kennis te verwerven, dan zijn dit geen kosten van een opleiding voor een toekomstig beroep. De aanschaf van studieboeken kan wel vallen onder de gerichte vrijstelling van vakliteratuur ten behoeve van de huidige dienstbetrekking.

Welke scholingskosten komen in aanmerking?

De kosten moeten uitsluitend en rechtstreeks verband houden met de opleiding. Voorbeelden zijn les-, tentamen- en examengeld, studieboeken, gereedschappen, instrumenten en scriptiekosten. Bij het volgen van een opleiding is het niet vereist dat een examen of diploma daar deel van uitmaakt. Kosten voor zaken als iPads, laptops, et cetera, die nodig zijn om een opleiding te volgen worden niet vergoed vanuit het persoonlijk leerbudget.

Nota bene:

De scholingskomsten mogen niet al elders zijn vergoed.
De scholingskosten zijn verstrekt of toegezegd vóór het einde van het kalenderjaar waarin de kosten zijn gemaakt.
In het geval van een scholingsbudget waarbij het budget een voorwaardelijk karakter draagt, heeft de werknemer de vergoeding aangevraagd in het jaar waarin de kosten zijn gemaakt.

Hoe waarborg ik dat een werknemer zijn persoonlijk leerbudget zo gebruikt dat het vrijgesteld is van loonbelasting?

Per aanvraag moet u als werkgever zelf vaststellen of de door de werknemer gekozen opleiding bijdraagt aan versterking van zijn toekomstige arbeidsmarktpositie.

Voor de beoordeling van de vraag of de werknemer een studie of opleiding volgt voor een toekomstig beroep is maatgevend of hij de studie volgt met het oog op verbetering van zijn maatschappelijke positie in financieel-economisch opzicht en niet voor persoonlijke redenen. Dat betekent dat als een werknemer een ander beroep of functie nastreeft (zowel bij dezelfde als bij een andere werkgever) en daar een opleiding voor gaat volgen het niet zo is dat die functie beter betaald moet zijn. Het is mogelijk dat de werknemer ander werk ambieert dat wellicht minder betaalt, maar dat meer in zijn interessesfeer ligt.

De werkgever moet zoveel mogelijk met gezond verstand en vanuit realistisch oogpunt beoordelen of de werknemer de opleiding of studie volgt om hiermee in de toekomst inkomen te kunnen verwerven. Er moet een objectieve verwachting bestaan dat de werknemer na het volgen van de studie of opleiding in redelijkheid deze kennis kan inzetten in het economische verkeer.

Welk typen opleidingen zijn niet vrijgesteld van loonbelasting?

Kosten die een werknemer maakt voor een cursus die hij volgt als hobby kwalificeren niet als scholingskosten, bijvoorbeeld als iemand een cursus fotografie volgt om betere vakantiefoto’s te maken.
Een opleiding ter versterking of verbetering van sociale vaardigheden als zodanig voldoet in de regel niet aan de voorwaarden om te kwalificeren als gericht vrijgestelde opleiding. Voorbeelden hiervan zijn een inburgeringscursus of een algemeen vormende opleiding, zoals Havo of VWO. Als het ontwikkelen van sociale vaardigheden nauw verband houdt met het onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden binnen de dienstbetrekking of als de werknemer met behulp van deze opleiding in de toekomst in zijn inkomen wil en kan voorzien, is mogelijk sprake van een gericht vrijgestelde opleiding.

Passen opleidingen gericht op soft skills in het persoonlijk leerbudget?

Opleidingen gericht op het ontwikkelen van zogenoemde soft skills moeten objectief bijdragen aan de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Het betreft bijvoorbeeld cursussen in de sfeer van mindfulness of omgaan met stress. De hieraan verbonden kosten zijn aan te merken als scholingskosten als er een direct verband bestaat tussen het doel van de cursus en de huidige of toekomstige beroepsuitoefening. De cursus als zodanig mag niet uitsluitend ten doel hebben om de werknemer soft skills te laten ontwikkelen die geen nauw verband hebben met de dienstbetrekking of toekomstige beroepsuitoefening. Als de kosten van de opleiding zijn te kwalificeren als scholingskosten – omdat het verband met de dienstbetrekking of toekomstige dienstbetrekking voldoende aannemelijk is – dan is het geen probleem dat de persoonlijke uitrusting van de werknemer hierdoor ook verbetert. Als een cursus voor verbetering van persoonlijke vaardigheden een zo algemeen karakter heeft dat de werknemer hiervan in zijn privéleven ook profijt heeft en er niet of nauwelijks verband bestaat met de beroepsuitoefening, dan is geen sprake van scholingskosten.

Ik heb een nieuwe medewerker in dienst genomen. Op hoeveel leerbudget heeft hij recht voor dit kalenderjaar?

Iedere maand bouwt een medewerker een stukje budget op (€12,50 per maand voor alle maanden voor 1 januari 2024. €14,58 per maand voor alle maanden na 1 januari 2024). Als de medewerker slechts een deel van het jaar recht heeft gehad op het leerbudget, heeft hij/zij op 1 juli naar rato een kleiner leerbudget opgebouwd.

Om de hoogte van het budget te bepalen kan deze rekentool worden gebruikt.

Ik heb een medewerker in dienst voor 24 uur per week. Op hoeveel leerbudget heeft hij recht?

Alle medewerkers die meer dan 15 uur per week werken hebben recht op het volledige leerbudget per jaar of maand.

Kan ik als werkgever meebeslissen over de opleiding die een medewerker gaat doen?

Als de opleiding geheel kan worden betaald uit het leerbudget, dan mag de medewerker zelf bepalen aan welke opleiding hij het leerbudget besteedt. Uiteraard kunt u hierbij meedenken met de medewerker, maar de medewerker beslist uiteindelijk zelf. Als u meebetaalt aan de opleiding dan kunt u uiteraard wel meebeslissen over de te volgen opleiding.

Nota bene: in alle gevallen moet een opleiding bijdragen aan de inzetbaarheid van de medewerker en heeft u als werkgever het recht om een opleidingsverzoek af te wijzen als het niet onder de voorwaarden van het persoonlijk leerbudget valt.

Kan een werknemer zonder mijn tussenkomst zelf een opleiding regelen via het platform?

Wanneer een werknemer zich aanmeldt voor een opleiding, krijgt u als werkgever altijd het verzoek te bevestigen dat de medewerker bij u in dienst is en of hij een arbeidsovereenkomst heeft van meer dan 15 uur.

Hoe lang blijft het leerbudget staan?

Het leerbudget vervalt drie jaar nadat een werknemer er recht op heeft gekregen en niet is besteed aan opleiding of ontwikkeling. Bijvoorbeeld: het leerbudget waar iemand per december 2021 recht op heeft, kan hij gebruiken tot en met december 2024.

Wat gebeurt er met het leerbudget als een medewerker uit dienst gaat?

De cao geeft aan dat het opgebouwde individuele leerbudget beschikbaar blijft voor de werknemer, tenzij het leerbudget niet binnen drie jaar besteed is aan opleiding en ontwikkeling. Helaas blijkt dit belastingtechnisch niet haalbaar. Medewerkers die uit dienst gaan, kunnen na afloop van hun dienstverband dus geen aanspraak meer maken op hun leerbudget dat ze bij uw organisatie hebben opgebouwd.

Hoe zit het met het belastingvoordeel als mijn medewerker een training volgt waarvan de kosten hoger zijn dan het beschikbare leerbudget?

In dit geval gaat het om een extra bijdrage vanuit u als werkgever. Voor deze extra bijdrage geldt hetzelfde belastingvoordeel. Op voorwaarde dat de training valt binnen de één van de twee vrijstellingen die voor scholing gelden:

De training draagt bij aan onderhoud of verbetering van kennis en vaardigheden van de huidige dienstbetrekking of
Met de training wordt inkomen uit werk en woning verkregen (lees: een dienstbetrekking elders of het starten van een onderneming).

Welk effect heeft een contractwijziging binnen hetzelfde bedrijf op iemands persoonlijk leerbudget?

Wanneer de contractwijziging geen effect heeft op of de werknemer meer of minder dan 15 uur per week gaat werken én er geen sprake is van een andere cao of arbeidsvoorwaardenregeling, dan verandert er voor de werknemer niets als het gaat om zijn persoonlijk leerbudget.
Wanneer iemand een contract met meer uren krijgt, waardoor hij meer dan 15 uur per week gaat werken, gaat hij vanaf dat moment persoonlijk leerbudget opbouwen.
Wanneer iemand minder dan 15 uur per week gaat werken, stopt hij met opbouwen van zijn persoonlijk leerbudget. Het tot de contractwijziging opgebouwde budget blijft wel beschikbaar en vervalt drie jaar nadat de werknemer er recht op heeft gekregen.
Wanneer iemand binnen het bedrijf onder de werkingssfeer van een andere cao of arbeidsvoorwaardenregeling gaat vallen, stopt hij met opbouwen van het persoonlijk leerbudget in dit verband. Het tot de contractwijziging opgebouwde budget blijft wel beschikbaar en vervalt drie jaar nadat de werknemer er recht op heeft gekregen. Mogelijk staan er in de nieuwe cao of arbeidsvoorwaardenregeling ook afspraken over een persoonlijk leerbudget. Dat betreft dan echter een ander budget, met een ander opleidingsportaal.